Работа с почтой - правила деловой переписки
Всегда отвечайте на письмо, исключением являются письма, которые ставят жирную точку в переписке,
например, Готово, Принято и тд.
Если вам прислали задание по почте, а ответ требует времени, то сразу ответьте, что письмо получили и сообщите когда дадите ответ (желательно указать точную дату и время).
Письма, которые требуют ответа, я помечаю непрочитанными, и они "висят" у меня, пока я на них не отвечу, даже если я написал что отвечу завтра, я все равно ставлю его непрочитанным.
Важные письма (которые, я считаю, понадобятся мне потом), я помечаю меткой Важно (флажком). Это мне потом помогает быстро его найти, то есть, при поиске я ввожу емейл того, кто мне написал это письмо, а в полученном списке я смотрю только на письма с меткой Важно (в Яндекс.Почте они помечаются ярко-красным).
Есть техника zero inbox, когда очищают папку Водящие (подробнее, я на практике пользуюсь такой техникой, только не удаляю, а отмечаю прочитанными).
Менеджер считается плохим, если у него более 20 непрочитанных писем к вечеру рабочего дня.
Для особых писем я создаю специальные метки или папки и перемещаю их туда.
Если деловая почта вам досталась от предыдущего сотрудника, то обязательно поменяйте в настройках поле От кого, на вашу Фамилию и имя.
Также в настройках обязательно нужно настроить подпись!! Она должна содержать: Ваши Фамилию и Имя (можно и отчество), должность, телефон для связи (кстати, телефон личный нельзя указывать, только рабочий!) , адрес сайта компании (если имеется), адрес компании, график работы (чтобы адресат понимал, когда он получит следующий ответ), соцгруппы не обязательно, но их часто пишут в подписях.
Также в подписи можно пожелать хорошего настроения.
Этим правилом многие пренебрегают и меня это ужасно раздражает (я бы написал грубее, но не могу)!
Внимание! Обязательно сохраняйте переписку! Это у вас может быть всего 3 письма в год, а у людей по сто писем в день, и помнить, о чем речь шла полгода назад, очень сложно, но заглянув в переписку (в письме, которое вы прислали, а не найдя письмо через поиск), человек быстро вспомнит, на чем вы остановились и оперативно даст ответ.
Согласитесь, сложно вспомнить, когда вам пришло письмо с текстом: "Так как поступим?".
Копия: пишем того, кто должен ознакомиться с письмом, но от кого мы не ждём реакции. Многие этого не знают, поэтому вставляют в поле КОМУ всех, даже тех, от кого ответа не ждут!
Скрытая копия: пишем того, кто должен ознакомиться с письмом, но должен остаться неизвестным для остальных получателей письма. Особенно уместно использовать для массовых рассылок деловых писем, например, уведомлений.
Еще раз напомним, что если пишете несколько емейлов, то они пишутся через запятую с пробелом! Причем, не важно где, в почтовой программе, веб-интерфейсе, CRM и т д.
Кстати, веб-интерфейс - это сайт почтового сервиса, то есть альтернатива установки таких программ как The Bat (летучая мышь переводится) или Thunderbird (буревестник переводится), например, веб-интерфейс яндекс.почты можно посмотреть по адресу mail.yandex.ru, в том числе и корпоративной почты. Грубо говоря, веб-интерфейс это то, что мы видим в браузере, например, в Гугл Хроме.
То есть почту можно читать и писать в веб-интерфейсе или почтовой программе, аналогично на телефонах, только там чаще программы называют приложениями, но суть от этого не меняется.
Программы ранее были актуальны, особенно когда "бушевал" почасовой интернет, то есть мы подключали интернет, быстро запускали почтовую программу, она быстро скачивала нужные письма, и мы тут же отключали интернет, и просматривали письма уже офлайн. Сейчас надобности в этих программах я не вижу.
Кстати, не путайте деловую почту с корпоративной почтой (имеется ввиду деловой почтовый ящик и корпоративный почтовый ящик), в первом случае это любая почта, которая используется для деловой переписки (по работе в общем), а корпоративный - это ящик вида xxxxx@вашдомен.ру, например: info@unibix.ru
В общем, если массово пытаетесь разослать письма, то ставьте всех в скрытую копию!!!
Тема, конечно, должна сама за себя говорить, и очень желательно имя собственное использовать в ней или уникальное название,
например я, тему письма часто начинаю с названия проекта или компании и к ней добавляю саму тему (потом очень легко найти такие письма)
Вот, кстати, сегодня прислали письмо с темой "Сайт", при ответе сменил тему на "АльфаРиэлт согласование ТЗ v1.6", как тз будет утверждено, вышлю клиенту и скрытую копию программисту с темой "АльфаРиэлт готовое ТЗ v 1.9"
Если тема сменилась, то смело меняйте ее, не стоит переписываться с устаревшей темой (прямо как названия чатов в вк, вайбере и телеграмме, мы их меняем, как только она устаревает, иногда даже на такую: "Как назвать чат?"
Тема писем для холодных КП - это отдельная тема разговора, ее затрагивать здесь не будем.
-когда мы просто информируем собеседника (например, отчёт о проделанной работе за месяц);
-и когда мы чего-то хотим от собеседника. Например, чтобы он согласовал приложенный счёт на оплату.
Как правило, побуждающих писем в разы больше, чем отчётных. Если мы хотим чего-то добиться от собеседника, очень важно сказать об этом в письме прямым текстом. Призыв к действию должен сопровождаться обращением по имени и идти последним предложением в письме.
Неправильно: «Порфирий Петрович, я знаю, кто зарубил старушку».
Правильно: «Порфирий Петрович, это я зарубил старушку, пожалуйста, примите меры по моему аресту, устал мучиться!».
Почему корреспондент должен за вас думать, что ему делать с этим письмом? Ведь он может принять и неправильное решение.
10мб, конечно, смело прикрепляйте, но 20-30мб лучше разместите в облаке, кстати, почтовые сервисы это делают сейчас автоматически (но только из веб-интерфейса).
Если вашему собеседнику нужен более быстрый ответ, то он обязан оповестить вас об этом более быстрыми каналами связи, например, по телефону, смс, скайпу, вайберу, телеграм и пр.
Вот эти правила тоже стоит соблюдать, хотя мы не со всеми согласны, например, корпоративный стиль писем сильно увеличивает размер писем, и он ужасно смотрится на телефонах и планшетах (по крайней мере я еще не встречал таких)
но прочитать и подчерпнуть стоит их.
Пред. урок След. урок
Если вам прислали задание по почте, а ответ требует времени, то сразу ответьте, что письмо получили и сообщите когда дадите ответ (желательно указать точную дату и время).
Письма, которые требуют ответа, я помечаю непрочитанными, и они "висят" у меня, пока я на них не отвечу, даже если я написал что отвечу завтра, я все равно ставлю его непрочитанным.
Важные письма (которые, я считаю, понадобятся мне потом), я помечаю меткой Важно (флажком). Это мне потом помогает быстро его найти, то есть, при поиске я ввожу емейл того, кто мне написал это письмо, а в полученном списке я смотрю только на письма с меткой Важно (в Яндекс.Почте они помечаются ярко-красным).
Есть техника zero inbox, когда очищают папку Водящие (подробнее, я на практике пользуюсь такой техникой, только не удаляю, а отмечаю прочитанными).
Менеджер считается плохим, если у него более 20 непрочитанных писем к вечеру рабочего дня.
Для особых писем я создаю специальные метки или папки и перемещаю их туда.
Если деловая почта вам досталась от предыдущего сотрудника, то обязательно поменяйте в настройках поле От кого, на вашу Фамилию и имя.
Также в настройках обязательно нужно настроить подпись!! Она должна содержать: Ваши Фамилию и Имя (можно и отчество), должность, телефон для связи (кстати, телефон личный нельзя указывать, только рабочий!) , адрес сайта компании (если имеется), адрес компании, график работы (чтобы адресат понимал, когда он получит следующий ответ), соцгруппы не обязательно, но их часто пишут в подписях.
Также в подписи можно пожелать хорошего настроения.
Самое важное правило
Цитирование. Часто переписка представляет собой цепочку писем с вопросами и ответами — словом, диалог. Хорошим тоном считается не удалять историю переписки и писать свой ответ сверху цитируемого текста, чтобы, вернувшись к этой переписке через неделю, можно было легко прочитать диалог сверху вниз по убывающим датам.Этим правилом многие пренебрегают и меня это ужасно раздражает (я бы написал грубее, но не могу)!
Внимание! Обязательно сохраняйте переписку! Это у вас может быть всего 3 письма в год, а у людей по сто писем в день, и помнить, о чем речь шла полгода назад, очень сложно, но заглянув в переписку (в письме, которое вы прислали, а не найдя письмо через поиск), человек быстро вспомнит, на чем вы остановились и оперативно даст ответ.
Согласитесь, сложно вспомнить, когда вам пришло письмо с текстом: "Так как поступим?".
Другие правила
В поле "Кому": пишем основного адресата или несколько адресатов через запятую с пробелом.Копия: пишем того, кто должен ознакомиться с письмом, но от кого мы не ждём реакции. Многие этого не знают, поэтому вставляют в поле КОМУ всех, даже тех, от кого ответа не ждут!
Скрытая копия: пишем того, кто должен ознакомиться с письмом, но должен остаться неизвестным для остальных получателей письма. Особенно уместно использовать для массовых рассылок деловых писем, например, уведомлений.
Еще раз напомним, что если пишете несколько емейлов, то они пишутся через запятую с пробелом! Причем, не важно где, в почтовой программе, веб-интерфейсе, CRM и т д.
Кстати, веб-интерфейс - это сайт почтового сервиса, то есть альтернатива установки таких программ как The Bat (летучая мышь переводится) или Thunderbird (буревестник переводится), например, веб-интерфейс яндекс.почты можно посмотреть по адресу mail.yandex.ru, в том числе и корпоративной почты. Грубо говоря, веб-интерфейс это то, что мы видим в браузере, например, в Гугл Хроме.
То есть почту можно читать и писать в веб-интерфейсе или почтовой программе, аналогично на телефонах, только там чаще программы называют приложениями, но суть от этого не меняется.
Программы ранее были актуальны, особенно когда "бушевал" почасовой интернет, то есть мы подключали интернет, быстро запускали почтовую программу, она быстро скачивала нужные письма, и мы тут же отключали интернет, и просматривали письма уже офлайн. Сейчас надобности в этих программах я не вижу.
Кстати, не путайте деловую почту с корпоративной почтой (имеется ввиду деловой почтовый ящик и корпоративный почтовый ящик), в первом случае это любая почта, которая используется для деловой переписки (по работе в общем), а корпоративный - это ящик вида xxxxx@вашдомен.ру, например: info@unibix.ru
В общем, если массово пытаетесь разослать письма, то ставьте всех в скрытую копию!!!
Еще одно важное правило!
Всегда указывайте тему, и не важно, насколько срочно вам нужно отправить письмо!Тема, конечно, должна сама за себя говорить, и очень желательно имя собственное использовать в ней или уникальное название,
например я, тему письма часто начинаю с названия проекта или компании и к ней добавляю саму тему (потом очень легко найти такие письма)
Вот, кстати, сегодня прислали письмо с темой "Сайт", при ответе сменил тему на "АльфаРиэлт согласование ТЗ v1.6", как тз будет утверждено, вышлю клиенту и скрытую копию программисту с темой "АльфаРиэлт готовое ТЗ v 1.9"
Если тема сменилась, то смело меняйте ее, не стоит переписываться с устаревшей темой (прямо как названия чатов в вк, вайбере и телеграмме, мы их меняем, как только она устаревает, иногда даже на такую: "Как назвать чат?"
Тема писем для холодных КП - это отдельная тема разговора, ее затрагивать здесь не будем.
Цель письма.
Деловые письма бывают двух видов:-когда мы просто информируем собеседника (например, отчёт о проделанной работе за месяц);
-и когда мы чего-то хотим от собеседника. Например, чтобы он согласовал приложенный счёт на оплату.
Как правило, побуждающих писем в разы больше, чем отчётных. Если мы хотим чего-то добиться от собеседника, очень важно сказать об этом в письме прямым текстом. Призыв к действию должен сопровождаться обращением по имени и идти последним предложением в письме.
Неправильно: «Порфирий Петрович, я знаю, кто зарубил старушку».
Правильно: «Порфирий Петрович, это я зарубил старушку, пожалуйста, примите меры по моему аресту, устал мучиться!».
Почему корреспондент должен за вас думать, что ему делать с этим письмом? Ведь он может принять и неправильное решение.
Вложения
Раньше, конечно, было сложно с вложениями, ведь интернет не быстрый был, да и ограничения на размер вложения стояли, многим не доходили письма размером больше 10мб, сейчас такого почти нет, но забывать об этом не стоит.10мб, конечно, смело прикрепляйте, но 20-30мб лучше разместите в облаке, кстати, почтовые сервисы это делают сейчас автоматически (но только из веб-интерфейса).
Как быстро надо отвечать
Хорошим тоном считается в течение 24 часов.Если вашему собеседнику нужен более быстрый ответ, то он обязан оповестить вас об этом более быстрыми каналами связи, например, по телефону, смс, скайпу, вайберу, телеграм и пр.
Вот эти правила тоже стоит соблюдать, хотя мы не со всеми согласны, например, корпоративный стиль писем сильно увеличивает размер писем, и он ужасно смотрится на телефонах и планшетах (по крайней мере я еще не встречал таких)
но прочитать и подчерпнуть стоит их.
Пред. урок След. урок